Wil je jouw bezoekers de mogelijkheid geven om een dienst bij je te kunnen boeken? Dan zul je veel hebben aan onze nieuwe Boekingen functie binnen Website Builder. Je bent zelf in het beheer van je beschikbaarheid en klanten kunnen hieromheen boeken. Lees binnen deze handleiding hoe Boekingen werkt.
→ Stap 2 - Open het Boekingen-dashboard
→ Stap 3 - Voeg je beschikbaarheid toe
→ Stap 4 - Voeg je services toe
→ Stap 5 - Stel de Boekingen-pagina in op je website
→ Stap 6 - Publiceer de Boekingsfunctie op je website
→ Stap 7 - Beheer boekingen in je Boekingen-dashboard
→ Extra instellingen voor je boekingen (Boekingen-dashboard)
→ Geautomatiseerde e-mails naar jou en je klant
→ Hoe kan een klant een afspraak verplaatsen?
Stap 1 - Activeer Boekingen
Als je gebruik maakt van een Website Builder Start pakket zit Boekingen niet inbegrepen. Als je inlogt op je Website Builder dashboard kun je op Boekingen klikken. Er verschijnt een pop-up en je kunt klikken op Upgrade nu.
Als je gebruik maakt van een Website Builder Pro of Plus pakket dan zit Boekingen hier wel inbegrepen. Als je klikt op Boekingen in je Website Builder dashboard verschijnt er een formulier met gegevens die je toe moet voegen.
Vul hier je gegevens in en klik op Doorgaan. Zodra je dit hebt gedaan kun je door naar de volgende stap.
Stap 2 - Open het Boekingen-dashboard
Zodra de add-on actief is, word je automatisch doorgestuurd naar het Boekingen-dashboard. Hier stel je de services in die je klanten via je website kunnen boeken en beheer je inkomende boekingen.
Je kunt het Boekingen-dashboard altijd openen door in het Website Builder-dashboard op het tabblad Boekingen te klikken.
Stap 3 - Voeg je beschikbaarheid toe
Binnen het Boekingen-dashboard doorloop je drie eenvoudige stappen. Nadat je deze hebt voltooid, ben je klaar om boekingen via je website te ontvangen.
Algemene beschikbaarheid
Stel eerst de periode in waarin je jouw service aanbiedt.
Klik op Voeg je beschikbaarheid toe.
-
Onder Algemene beschikbaarheid vul je je reguliere werktijden in.
Gebruik de schuifknop naast de werkdag om de dag als standaard werkdag in te stellen, zoals bepaald in je website-instellingen.
Wil je de werktijd van een specifieke dag aanpassen? Klik dan op het potloodpictogram naast de dag en kies een begin- en eindtijd via de dropdownmenu’s.
Klik op het +-icoon om een extra tijdslot voor dezelfde dag toe te voegen.
Werk je op meerdere dagen volgens een vergelijkbaar schema? Klik dan op Toepassen op andere dagen en selecteer de dagen waarop dit schema van toepassing is.
Herhaal deze stappen totdat alle dagen van de week correct zijn ingesteld. Dagen die je markeert als Niet beschikbaar worden gezien als vaste vrije dagen. Klanten kunnen op deze dagen geen afspraken boeken.
Klik op Opslaan.
Afwezigheid buiten je gebruikelijke vrije dagen
Ben je tijdelijk afwezig buiten je normale vrije dagen (bijvoorbeeld wegens ziekte of vakantie)? Dan kun je dit hier instellen. Deze afwezigheid overschrijft automatisch je standaard werktijden.
Scroll naar beneden en klik op Afwezigheid toevoegen.
-
Voeg de datum toe en, indien gewenst, een reden voor je afwezigheid.
Ben je slechts een deel van de dag afwezig? Zet de schuifknop bij Hele dag op Uit en stel het tijdsinterval in.
Je kunt ook meerdere aaneengesloten dagen toevoegen door in het eerste veld de startdatum en in het tweede veld de einddatum te selecteren.
Klik op + Afwezigheid toevoegen als je extra dagen of tijdsblokken wilt invoeren.
Klik op Opslaan.
Stap 4 - Voeg je services toe
Ga terug naar de Overzicht-pagina en klik op Voeg je services toe.
Je komt nu op de pagina Services. Hier vind je het formulier om je eerste service aan te maken. Je kunt kiezen uit drie soorten services:
Privésessie: Afspraak voor één persoon.
Groepssessie: Een groepsafspraak die voor iedereen te boeken is. Dit kan ook één persoon zijn die namens meerdere deelnemers boekt. Denk aan fitnesslessen, keramiekworkshops of een pubquiz. Voor dit type moet je een datum selecteren, omdat het ook een eenmalig evenement kan zijn.
Privé-groepssessie: Een privéafspraak voor een groep, zoals een teambuilding, escape room of bowlingbaan. Eén persoon boekt namens de hele groep.
Kies je voor een van de groepsopties? Voeg dan ook het minimale en maximale aantal deelnemers toe.
Vul de naam, beschrijving en afbeelding van de service in. Deze informatie wordt zichtbaar op je website.
Stel de duur van de afspraak in.
Je kunt kiezen uit tijdsintervallen van 15 minuten,
meerdere dagen selecteren,
of een aangepaste duur invoeren die past bij jouw dienst.
Kies je voor Meerdere dagen, dan kun je de exacte datums en tijden van het evenement instellen.
Voeg een prijs toe. Maak je een privé-groepssessie aan, dan geef je aan of de prijs per persoon geldt of een totaalprijs is voor de hele groep.
Voeg een datum toe (alleen bij groepssessies).
Kies een locatie. Je kunt kiezen uit:
Fysiek: Het adres dat is ingesteld in je algemene instellingen.
Online: Voeg een vergaderlink toe.
Locatie van de klant: De klant kan bij het boeken zijn of haar adres invullen.
Klik op Opslaan.
Na het opslaan verschijnt je service in de lijst op de pagina Services. Een nieuwe service toevoegen kan op elk moment via de blauwe knop Service toevoegen rechtsboven.
Je kunt je services altijd beheren. Klik op de drie stippen naast een service om deze te bewerken, verwijderen of dupliceren. Je kunt ook een service openen en direct op Dupliceren klikken.
Stap 5 - Stel de Boekingen-pagina in op je website
Ga terug naar de Overzicht-pagina in je Boekingen-dashboard.
Klik op Publiceren op site om de Website Builder-editor te openen.
Je services worden automatisch toegevoegd op een aparte pagina op je website. Deze pagina heet standaard Boek nu, maar je kunt de naam op elk moment wijzigen.
Stijl van de Boekingen-pagina aanpassen
Als je wilt, kun je de uitstraling van je Boekingen-pagina helemaal naar wens aanpassen.
Standaard neemt de pagina de algemene stijlinstellingen van je template over, maar je kunt bijvoorbeeld:
het lettertype aanpassen,
de achtergrond van de koptekst of secties wijzigen,
de kleuren van tekst en knoppen in de Boekingen-widget veranderen.
Om de widget zelf te bewerken:
Selecteer de widget,
klik op Boekingen bewerken,
en gebruik het eigenschappenpaneel dat verschijnt om de stijl aan te passen.
Stap 6 - Publiceer de Boekingsfunctie op je website
- Controleer het Voorbeeld om te zien of je tevreden bent met hoe je Boekingen-pagina op je site wordt weergegeven.
- Klik op Publiceren in de editor.
- Dat is het! Je kunt nu online boekingen en afspraken via je website ontvangen.
Stap 7 - Beheer boekingen in je Boekingen-dashboard
Zodra klanten boekingen maken, verschijnen de afspraken in een overzichtslijst op de Overzicht-pagina van je Boekingen-dashboard.
Filteren:
Gebruik de filteropties boven de lijst om te sorteren op datum of op status, zoals aankomend, geannuleerd of voltooid.Details bekijken, bewerken of annuleren:
Klik op het pictogram met drie stippen naast een afspraak om de details te openen. Van daaruit kun je een afspraak bekijken, bewerken, verplaatsen of annuleren.
Als beheerder kun je dit op elk moment doen—de deadlines en beperkingen die voor klanten gelden, gelden niet voor jou.Afspraken aanmaken namens een klant:
Wil je zelf een afspraak toevoegen?Klik op Afspraak aanmaken rechtsboven op de overzichtspagina.
Vul alle vereiste gegevens in.
Bevestig door onderaan het formulier op Afspraak aanmaken te klikken.
Extra instellingen voor je boekingen (Boekingen-dashboard)
In de Instellingen-sectie van het Boekingen-dashboard vind je aanvullende opties om het Boekingsbeheer naar wens in te stellen.
Agenda synchroniseren
Synchroniseer je Google Agenda met Boekingen om afspraken automatisch in je Google Agenda te laten verschijnen. Bovendien worden tijdslots in je Boekingen-systeem geblokkeerd wanneer je in Google Agenda als bezet staat.
Meer informatie vind je in onze handleiding: Hoe synchroniseer ik Boekingen met mijn Google Agenda?
Boekings- en annuleringsinstellingen
Hier kun je bepalen hoe klanten afspraken mogen boeken, wijzigen of annuleren:
Deadline voor annuleren of verplaatsen: Stel in tot wanneer klanten zelf via de bevestigingsmail hun afspraak kunnen annuleren of wijzigen.
Boekingsdeadline: Bepaal hoe kort vóór de afspraak klanten nog kunnen boeken.
Toekomstige boekingen beperken: Geef aan hoe ver vooruit klanten afspraken mogen inplannen.
Bedrijfsinstellingen
Voeg hier je bedrijfsgegevens toe. Houd deze informatie up-to-date, want deze wordt gebruikt in de boekingsmails die naar klanten worden verzonden.
Regionale instellingen
Pas hier de regionale voorkeuren aan voor je boekingsproces:
Taal van het boekingsproces
Tijdzone waarin afspraken worden weergegeven
Valuta waarin je services op de website worden getoond
Geautomatiseerde e-mails naar jou en je klant
De Boekingen-add-on bevat een geautomatiseerde e-mailflow. Dit betekent dat je niet handmatig een afspraak hoeft te bevestigen of klanten hoeft te herinneren; alles gebeurt automatisch.
E-mails naar je klant
Boekingsbevestiging:
Deze e-mail wordt direct verzonden nadat een klant een afspraak heeft gemaakt. Hierin staan de boekingsgegevens: datum, tijd, locatie/vergaderlink en je telefoonnummer. De e-mail bevat knoppen om de afspraak te Annuleren of Verplaatsen, en een ICS-bestand om de afspraak aan de agenda van de klant toe te voegen.
Je kunt de bevestigingsmail op elk moment opnieuw verzenden. Open hiervoor het bewerkingsformulier van de afspraak, schakel Bevestigingsmail verzenden in en klik op Opslaan.Herinneringsmail:
Wordt 24 uur voor de deadline voor annuleren of verplaatsen verzonden. Bevat dezelfde gegevens als de boekingsbevestiging en, indien de e-mail binnen de annulerings-/verplaatsingsperiode wordt geopend, ook de knoppen Annuleren en Verplaatsen.Annuleringsmail (door klant):
Bevestigt dat de klant de afspraak heeft geannuleerd en bevat een link om een nieuwe afspraak te boeken.Annuleringsmail (door jou):
Wordt automatisch naar de klant gestuurd wanneer jij een afspraak annuleert in het Boekingen-dashboard. Bevat een vriendelijke melding en een link om een nieuwe afspraak te boeken.E-mail voor verplaatsen:
Wordt verzonden wanneer een klant een afspraak verplaatst en bevat de nieuwe afspraakgegevens.
E-mails naar jou
Boekingsmelding:
Ontvang een e-mail met alle boekingsgegevens wanneer iemand een afspraak boekt, inclusief een link om de afspraak in je Boekingen-dashboard te bekijken. De e-mail bevat ook een ICS-bestand om de afspraak aan je eigen agenda toe te voegen.Annuleringsmail (door klant):
Meldt dat een klant een afspraak heeft geannuleerd.E-mail voor verplaatsen:
Meldt dat een klant een afspraak heeft verplaatst en toont de nieuwe afspraakgegevens.
Hoe kan een klant een afspraak verplaatsen?
Je klant kan een afspraak op twee manieren verplaatsen:
Via het bevestigingsscherm direct na het boeken van de afspraak.
Via de bevestigingsmail of herinneringsmail.
In beide gevallen kan de klant onderaan de pagina of e-mail op Verplaatsen klikken. Vervolgens doorloopt de klant de volgende stappen:
De klant wordt naar de Boekingen-kalender geleid. Aan de rechterkant ziet hij of zij de huidige afspraak.
Door op een gewenste datum te klikken, worden de beschikbare tijdslots voor die dag getoond.
De klant selecteert een nieuw tijdslot en klikt op Bevestig tijd om de afspraak definitief te verplaatsen.